Syksyn Raittiriihessä eli Hämeen hankkeiden verkostoitumistilaisuudessa kokoonnuttiin tällä kerta etänä. Teemakin oli etätilaisuuteen sopiva eli etätilaisuuksien järjestämisen ABC.
Koronakevään aikana kaikki hankkeiden tapaamiset ja yhteistoiminta siirtyivät ilman eri varoituksia nettiin. Monien piti pikavauhtia opetella uusia digitaitoja ja myös yhteisiin kokouksiin valmistautuminen muutti muotoaan. Siinä missä aiemmin kokouksen valmisteluksi riitti hyvin valmisteltu esitys ja pullakahvit, nykyään muiden toimijoiden motivoiminen osallistumaan etänä on osa toimivan etäkokouksen valmistelua. Niinpä siis Raittiriihessä tartuimme tilaisuuteen ja asiantuntija Tiina Lakkanevan (Majacca Oy) johdolla sukelsimme aiheen pariin yhdessä.
Aloitus ja lopetus tärkeitä eli kiinnitä niihin erityistä huomiota
Tilaisuuden järjestäjän kannattaa aina antaa mahdollisuus osallistujille tulla testaamaan yhteyttä jo ennen itse tilaisuutta, vaikka edellisenä päivänä. Näin takaat sen, että ennen kokouksen alkua ei ole niin paljon mahdollisia häiriöitä.
Itse kokous kannattaa avata varttia ennen aloittamista. Tämä mahdollistaa vielä tekniikan tsekkaamisen ja epämuodollisen rupattelun ennen virallisen kokouksen alkua. Varsinaisen tilaisuuden positiivinen aloitus on Lakkanevan mukaan yksi tärkeimpiä asioita etätilaisuuksissa.
— Tämä usein unohdetaan. Aloitusvaiheessa tuetaan osallistujien keskinäistä tutustumista, mikä on edellytys luottamukselle ja myös osallistumiselle yhteiseen tekemiseen. Samalla virittäydytään ja suunnataan motivaatio oikeaan suuntaan, Lakkaneva neuvoo.
Itse tilaisuuskin kannattaa aloittaa rennosti aiheeseen johdattelemalla. Aluksi voi tehdä esimerkiksi yleisiä kysymyksiä tunnelmista ja motivaatiosta. Näin saadaan kaikki mukaan osallistumaan ja kommentoiminen on helpompaa myös tilaisuuden aikana.
Tilaisuuden säännöt ja toimintatavat kannatta kerrata yhdessä tilaisuuden alussa. Väliä ei sinänsä ole miten tilaisuudessa pyydetään vaikkapa puheenvuoroa, mutta tapa kannattaa kertoa osallistujille, jotta he osaavat toimia ohjeen mukaan. Sama koske myös videoyhteyden ja mikkien auki pitämistä. Suoraan mikkien sulkemista tai videokuvien pois päältä ottamista Lakkaneva ei suosittele vaan asioita kannattaa miettiä tilaisuuden luonteen mukaan. Jos osallistujia on vähän voi mikit ja kamerat pitää koko ajan auki. Pienet taustaäänet silloin tällöin eivät haittaa ketään etätilaisuudessakaan. Sen sijaan isoissa tilaisuuksia mikkien ja videoiden sulkeminen kannattaa.
— Silloin tärkeää on kertoa miten osallistujat saavat äänensä kuuluviin. Saako esittäjän keskeyttää vai keskustellaan tilaisuuden lopuksi yhdessä, Lakkaneva muistuttaa.
Yhteiset työkalut ja pienryhmät helpottavat kaikkien osallistumista
Etätyöskentely on Lakkanevan mukaan 70% sosiaalista tekniikkaa sekä vuorovaikutusta ja 30% tekniikkaa eli ohjelmistoja, laitteita ja ideointialustoja. Helposti uutta tekniikka opeteltaessa prosentit keikahtavat kuitenkin päälaelleen ja ohjelmistot vievät liikaa tilaa vuorovaikutukselta.
— Etätilaisuuksia ja osallistumiseen motivointia pitää miettiä etukäteen ja ripotella sitä pitkin matkaa. Osallistujia voi pyytää laittamaan chattikenttään emojin vaikkapa kommenttina ehdotukseen. On ylipäätään hyvä, että kaikki kommentointi ei tapahdu vain sanoilla vaan mukaan mahtuu erityyppisiä tapoja ihmisten mukaan ottamiseksi.
Etätilaisuuksissa kannattaa siis hyödyntää helposti yhdessä käytettäviä työkaluja kuten esimerkiksi mentimeter, padlet tai vaikka yhteisesti muokattavat google docs -pohjat. Työkaluja käyttämällä ihmiset osallistuvat huomaamattaan helpommin yhteiseen työskentelyyn ja niiden kautta saamme tehtyä ryhmätöitä helpommin.
Myös tilaisuudessa ihmisten jakaminen pienryhmiin helpottaa yhteistä työskentelyä.
— On ihmisiä, jotka eivät suuressa tilaisuudessa halua kertoa mielipidettään, mutta pienryhmissä työskentely auttaa saamaan jokaisen äänen kuuluviin, Lakkaneva kertoo.
Pienryhmiin jakamisessa on erilaisia tapoja riippuen alustasta, mutta kaikilla yleisimmillä alustoilla se onnistuu. Pienryhmissä kannattaa aina pitää mikit ja kamerat auki koko työskentelyn ajan.
Ja sitten se lopetus – mieti mihin tunnetilaan osallistujat jäävät
Etätyöskentely olisi hyvä lopettaa niin, että katsomme eteenpäin, sitoutamme ihmisiä tekemiseen ja sovimme mitä tapahtuu seuraavaksi. Tärkeää on Lakkanevan mukaan miettiä lopuksi minkälaiseen tunnetilaan osallistujat jäävät.
— Lopetusvaiheessa on tärkeää sitouttaa ja motivoida osallistujat viemään sovitut asiat käytäntöön. Sitouttaminen liittyy koko prosessiin – kun työskentely ja toteutustapa on aidosti osallistava, sitoutuminen tulee luonnostaan ja kun sovitaan jatkotoimenpiteistä, tekijät löytyvät, Lakkaneva summaa.
Nopea digiloikka siis pakotti ihmiset epämukavuusalueelle ja sieltä emme nopeasti palaa takaisin tavallisiin kokouksiin, mutta sen sijaan nyt opettelemme yhdessä uusia tapoja etätilaisuuksien järjestämiseen. Tärkeintä on siis unohtaa jännitys uuden edessä, testata uusia tapoja ja alustoja sekä antaa myös tilaa virheille ja kommelluksille. Niitä meinaan digimaailmassakin sattuu kaikille.